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Gestione Documentale	Back

GeDoc si propone come uno dei protagonisti nel settore della gestione di elevate quantità di documenti. Trovare con GeDoc i documenti è più facile e immediato. L'esigenza è quella di informatizzare e razionalizzare la gestione degli archivi e fascicoli; le soluzioni proposte consentono di automatizzare i processi chiave all'interno dell'azienda, con particolare riferimento ai flussi documentali, riducendo i costi e tempi di gestione.

Tutti i servizi vengono erogati in modalità ASP (Application Server Providing).

Nella pagina principale del sistema GeDoc facendo click sui due pulsanti in alto a destra, “Cerca” e “Organizzazione Documenti”, si accede alla sezione di ricerca e di inserimento documenti.

Cerca

Volendo effettuare una ricerca di un documento uploadato nell'Area Pubblica, facciamo click sul pulsante Cerca e giungiamo alla pagina Gestione Documentale AREA PUBBLICA: Motore di ricerca.

Qui possiamo decidere di utilizzare il motore di ricerca semplice oppure di ricerca complessa.

Il form di ricerca semplice, presente direttamente nella pagina, permette la ricerca per Tutti i campi, Nome del file, Abstract o Contenuto del file.

La ricerca avanzata, invece, prevede gli stessi campi, ma in più dà la possibilità di ricercare in base a chiavi particolarizzate, che sono le seguenti: Che contengano tutte le seguenti parole, Che contengano la seguente frase, Che contengano una qualunque delle seguenti parole, Che non contengano le seguenti parole, (si tenga conto che questo sistema non prevede la ricerca delle stop words, ad esempio: gli articoli, gli avverbi, l'ausiliare essere o avere etc..)

In entrambi i casi di ricerca si giunge alla stessa pagina dei risultati, dove appare la lista di tutti i documenti che contengono la o le parole cercate, a seconda del criterio scelto.

In questa pagina si leggono il nome del file, la descrizione, l'abstract, le note, la data di inserimento e il Rank, cioè la priorità del documento.

Per visualizzare maggiori informazioni bisogna fare click sulla voce Dettagli, presente sotto ogni documento. In questo modo si apre la popup relativa dove si leggono note maggiori riguardo il protocollo, l'autore, l'ufficio, la dimensione in bytes del documento. Mentre, per visualizzare e aprire il documento, bisogna fare click sulla voce Scarica.

Organizzazione Documenti

Il passaggio alla sezione dell'organizzazione avviene attraverso una ulteriore autenticazione; infatti, reinserendo User Id e Password negli appositi campi del form e facendo click sul pulsante Conferma, si giunge all'area privata.

Questa pagina presenta: al centro, il nome dell'utente e dell'area; in alto, quattro pulsanti.

Questi pulsanti sono: Home Page, Logo Out, Inserisci Documenti, Cerca.

I primi due pulsanti, entrambi, consentono di uscire dall'area organizzativa e tornare all'home del GeDoc, ma la modalità di passaggio è differente. Infatti, mentre con il pulsante Home Page non si chiude la sessione di lavoro corrente, cioè si passa dall'area organizzativa all'home e, viceversa, senza problemi e liberamente; con il pulsante Logo Out la sessione viene chiusa e, per rientrare, bisogna rieffettuare l'autenticazione.

Il pulsante Inserisci Documentazione conduce alla pagina di pubblicazione Pubblica Documento, dove è presente il nome dell'Utente che sta operando e il nome dell'Ufficio in cui si lavora.

Qui un form consente di selezionare l'Area, il Progetto o l'Ufficio, in cui uploadare i documenti. Successivamente, confermando la scelta fatta sul pulsante Avanti, si apre la pagina dell'inserimento nell'Intranet.

In questa schermata sono presenti i dati riepilogativi dell'utente, dell'area e dell'ufficio o progetto relativo, mentre nella parte inferiore è presente il form di inserimento.

Vediamo dettagliatamente quali sono i campi del form che vanno compilati.

Il primo passo da svolgere riguarda la scelta del protocollo per catalogare il documento, per questa cosa basta fare click sulla voce Richiedi protocollo e, all'apertura di una popup, si visualizza il codice prodotto automaticamente. Facendo click sul pulsante Chiudi della popup si genera, contemporaneamente, il codice nel campo relativo della pagina di pubblicazione.

Gli altri campi sono: Descrizione del Documento, Stato (Bozza o Finale), Nome del Documento da Uploadare (facendo click sul pulsante Sfoglia si sceglie la cartella di Windows in cui si trova il file da uploadare), Abstract, Note.

In fondo alla pagina sono presenti i pulsanti Conferma e Reimposta i dati. Quest'ultimo pulsante consente di cancellare i dati inseriti, mentre il primo pubblica i dati e ci conduce su di una pagina riepilogativa. In quest'ultima pagina dal nome Riepilogo dati della pubblicazione, si visualizza uno schema dettagliato dei dati inseriti e archiviati quali: Autore Documento, Protocollo, Descrizione Documento, Nome Documento, Dimensione, Data, Ora.

In fondo a tutto c'è la nota di conferma che i dati sono stati archiviati con successo.

Il collegamento sul pulsante Cerca conduce alla pagina Modulo Ricerca Documento dove è presente il modulo di ricerca di un documento o più documenti. In effetti, in questa sezione privata del sito, si ripresenta l'opportunità di ricercare documenti. Questa volta però, rispetto alla ricerca presente nell'home del GeDoc, (dove pure c'è il pulsante dallo stesso nome Cerca che conduce a un modulo di ricerca), non solo si possono ricercare i documenti caricati nell'area pubblica, ma anche quelli caricati nei progetti o negli uffici dell'area privata.

Quindi, nella pagina in oggetto sono presenti i dati che ci rammentano il nome dell'Utente che sta operando e dell'Ufficio in cui si lavora. Inoltre, facendo click sulla voce Utenti dell'Ufficio si apre la popup Utenti Appartenenti all'ufficio dove sono presenti il nome dell'ufficio, la sigla del protocollo dell'ufficio, sottostante, la tabella con tutti i nomi, i cognomi, gli indirizzi email e i numeri di protocollo degli utenti appartenenti a quel determinato ufficio.

Per effettuare la ricerca inseriamo i dati all'interno di uno dei campi del form, che sono i seguenti: Protocollo, Stato, Descrizione Documento, Pubblicato dopo il (gg/mm/aaaa), Nome File, Solo Documenti Personali, Note.

A piè pagina ci sono i pulsanti Ricerca Documenti, Mostra tutti, Reimposta i dati. Mentre la funzione del primo e terzo pulsante è nota, il secondo pulsante Mostra tutti consente di ricercare tutti i documenti inseriti nell'ufficio relativo, senza alcuna selezione.

Ad ogni modo, sia che si effettui una ricerca in base a un determinato campo, sia che si ricerchino tutti i documenti, si apre sempre la stessa pagina: Risultato Ricerca Documento.

In questa pagina troviamo per ciascuno documento la tabella con le seguenti voci: Protocollo, Stato, Nome File, Data e ora di pubblicazione, Autore, Descrizione.

Sottostante c'è la possibilità di fare click sulla voce Dettagli (da cui si apre una popup che mostra maggiori dettagli riguardo l'ufficio, l'abstract, le note) e la possibilità di scaricare il file. Inoltre, anche qui è presente il link Utenti dell'Ufficio da cui visualizzare tutti gli utenti iscritti all'ufficio (si tratta della popup Utenti Appartenenti all'ufficio).

GeDoc - Back office

Nella pagina principale si visualizza un menu composto da due voci: Gestione e Ripopola Catalogo.

Facendo click sulla voce Ripopola Catalogo si richiama una pagina che caricandosi automaticamente provvede all'aggiornamento del catalogo di tutti gli ultimi documenti uploadati.

Il primo pulsante Gestione conduce alla pagina Menu Gestione Back Office.

In questa pagina è presente un menu composto da due colonne: una contenente le voci della creazione e l'altra contenente le voci dell'amministrazione dei diversi servizi.

Vediamo il prospetto così come si presenta:

Nuovo Utente	Gestione Utente
Nuovo Ufficio	Gestione Uffici
Nuovo Gruppo di Progetto	Gestione Progetti
Associa Utenti a Progetto	Gestione Documenti

Facendo click sulla prima voce Nuovo Utente si giunge alla pagina Creazione Nuovo Utente, in cui c'è un form composto dai seguenti campi: Cognome, Nome, UserID, Password, Email, Livello Utente, Sigla per il Protocollo, Ufficio di appartenenza Utenti. Compilando questi campi e confermando sull'apposito pulsante compare un alert con la dicitura “Utente creato con successo”.

La pagina Gestione Utenti presenta la lista di tutti i Cognomi, i Nomi e gli Identificativi Ufficio. Accanto ad ogni nominativo compaiono i pulsanti Edit e Delete.

Con il primo pulsante si richiama la stessa schermata presente nella pagina di creazione utente, dove tutti i campi sono modificabili tranne le due voci: Identificativo ufficio e Ruolo utente.

Con il secondo pulsante si elimina definitivamente l'utente e si ha conferma del successo dell'operazione da parte di un messaggio.

La pagina Nuovo Ufficio prevede un form composto dalle voci: Identificativo Ufficio, Descrizione, Sigla Ufficio per il Protocollo; accanto c'è l'elenco degli uffici presenti. Nel momento in cui si genera un nuovo ufficio, confermando con l'apposito pulsante Genera, la pagina si aggiorna e presenta il nuovo nome dell'ufficio nell'elenco suddetto.

Nella pagina Gestione Ufficio è presente l'Identificativo Ufficio e la Descrizione, accanto i pulsanti Edit e Delete.

Il pulsante Edit porta sulla pagina Modifica ufficio dove i campi del form sono gli stessi della pagina di inserimento e sono modificabili. Inoltre, qui, è presente il pulsante Profile che presenta la pagina Utenti appartenenti all'ufficio, dove ci sono le voci che rammentano il nome e il protocollo dell'ufficio e un listato composto dalle seguenti voci: Cognome, Nome, Email, Sigla protocollo.

Il pulsante Delete cancella l'ufficio, prima però compare un alert di avviso che, insieme all'ufficio si cancelleranno tutti i documenti inseriti nella cartella e tutti gli utenti appartenenti allo stesso. Facendo click sull'Ok, si giunge in una pagina dove confermare o annullare l'operazione.

La pagina Creazione Nuovo Gruppo di progetto, a cui si accede tramite il link Nuovo gruppo di progetto, presenta il campo Identificativo Progetto e Descrizione; accanto l'Elenco Progetti Presentati.

Appena generato un nuovo progetto, anche qui, la pagina aggiornandosi presenta il nuovo nome nell'elenco relativo.

Anche per la Gestione Progetti, a cui si accede tramite la voce Gestione progetti, è presente l'Identificativo Progetto e la Descrizione, accanto i pulsanti Edit e Delete.

Il pulsante Edit riporta sulla pagina Modifica progetto, dove i campi del form, gli stessi presenti al momento della creazione, sono editabili.

Il pulsante Delete cancella il progetto, prima però compare un alert di avviso che, insieme al progetto si cancelleranno tutti gli utenti e i documenti contenuti nella relativa cartella.

Facendo click sull'Ok del messaggio compare la pagina in cui si può confermare o annullare l'operazione.

Associa Utenti a Progetto conduce alla pagina Lista Progetti dove ci sono i campi Identificativo Progetto, Descrizione e la voce Associa Utenti.

Facendo click su quest'ultima giungiamo alla pagina Associazione Utenti - Gruppo di Progetto. Qui i campi Identificativo Progetto e Descrizione non sono modificabili, mentre il campo Utenti Disponibili presenta tutti i nomi degli appartenenti al GeDoc.

In questa lista è possibile scegliere un nome e, facendo click sul pulsante Seleziona, associarlo al progetto.

Un volta effettuata l'operazione di selezione il sistema provvede ad aggiungere il nuovo nome sotto la voce Utenti Presenti nel Gruppo di Progetto.

Ogni nome è accompagnato dal pulsante Delete che consente di disassociarlo in qualsiasi momento dal gruppo di progetto.

Il link Gestione Documenti conduce alla pagina Ricerca Documenti Pubblicati dove è possibile inserire i dati relativi al documento da ricercare.

Il form è composto dai seguenti campi: Descrizione Documento, Data Pubblicazione, Nome File, Stato, Note.

Compilando uno dei campi suddetti e facendo click sul tasto Search procediamo alla visualizzazione dei risultati; mentre, facendo click sul tasto Reimposta i dati eliminiamo i dati inseriti.

Inoltre sottostante questo form di ricerca, troviamo altre quattro possibilità di effettuare ricerche particolarizzate:

· La voce Solo Documenti dell'Utente permette di selezionare un nome dal menu a discesa e di visionare unicamente i documenti inseriti dallo stesso;

· la voce Solo Documenti dell'Ufficio permette di selezionare un ufficio e di mostrare tutti i documenti inseriti nell'area relativa;

· la voce Solo Documenti del Progetto consente di scegliere il progetto e poi di visionarne i documenti relativi;

· Il pulsante Mostra tutti i documenti pubblicati conduce direttamente alla pagina di visualizzazione dei documenti ricercati: Gestione Documenti – Area Privata.

Vediamo nel dettaglio come si presenta la pagina Gestione Documenti – Area Privata.

Tutto il contenuto è inserito in una tabella indicizzata con le seguenti voci: Autore, Data Pubblicazione, Nome File, Versione (per versione si intende il numero di copia che si presenta in caso di omonimia concernente il nome del file), Stato, Dimensioni Bytes. Inoltre sono presenti tre tipologie di pulsanti: Delete, Edit e il pulsante rappresentato dalla lente di ingrandimento.

Il primo pulsante consente di eliminare il documento. Anche qui sono previsti una serie di passaggi di conferma dell'eventuale eliminazione.

Il secondo fa aprire la pagina Modifica Documento dove si presentano i campi editabili quali: Descrizione del Documento, Abstract, Note e il pulsante Invia Modifiche.

Le modifiche vengono generate automaticamente dal sistema, appena vengono confermate premendo il suddetto tasto.

Il terzo pulsante apre una popup di dettaglio per visualizzare tutte le informazioni relative al documento cioè: il nome del File, la Dimensione, il Protocollo, la Data e ora di pubblicazione, l'Autore, l'Ufficio, la Descrizione, l'Abstract e le Note.

In fondo alla popup sono presenti due pulsanti, il dischetto e la stampante. Il primo serve per attivare il download del file, mentre il secondo stampa la pagina di dettaglio.